O senso comum atribui à burocracia apenas a visão deturpada de seu funcionamento, muito em função dos problemas encontrados na sociedade decorrentes das disfunções de sua utilização. Porém, como foi proposto por Max Weber na Teoria da Burocracia na Administração, as empresas devem padronizar a certa medida as atividades realizadas dentro da companhia de forma racional objetivando a máxima eficiência da organização do trabalho.

O redesenho de processos é uma maneira de organizar as empresas de forma a melhorar a utilização eficiente dos recursos disponíveis, bem como a manutenção, melhoria e gerenciamento adequado dos processos da empresa, de acordo com a própria estrutura organizacional. Desta forma, pretende-se implantar nas organizações processos que tornem mais ágeis e eficazes a execução de todas as atividades, eliminando indefinições na forma como realizá-la que evita problemas com controle de qualidade, gasto excessivo de tempo e de recursos e até mesmo retrabalho.

A análise, melhoria e padronização dos processos é algo que deve ser realizado principalmente nos níveis técnico e operacional da empresa, onde as atividades e decisões são mais previsíveis. Na área estratégica, a qual a tomada de decisões que necessitem de análises mais apuradas, provenientes, tanto de canais internos quanto externos, é mais freqüente, deve-se ter mais cautela na padronização, sobre pena de incorrer no erro de “engessar” a organização.

Observa-se outro grande benefício do redesenho de processos em situação de modificação dos colaboradores dentro da organização. Caso os processos não estejam formalizados, existe o risco de perda de informações com a saída de pessoas chaves dentro da empresa. Porém, se os processos estiverem definidos corretamente, a transição para os próximos ocupantes dos cargos será mais simples e principalmente, a organização será menos dependente de seus funcionários tendo maior controle sobre o negócio, favorecendo a estratégia corporativa.

Além disto, no ambiente atual de busca pela qualidade total e implantação de selos que comprovem isto, tais como o ISO 9001, o redesenho de processos é crucial para a formalização e conformidade dos processos da organização, que serão necessários para a certificação.

Ismael Diego Ribeiro é aluno de Administração e ex-membro da UFMG Consultoria Jr.