O conceito de gerenciamento por processos vem sendo utilizado desde a época em que Adam Smith citou em seu estudo as fábricas de alfinetes, no livro “A Riqueza das Nações”, que permitiu uma análise de processos dentro de um negócio.

Hoje, baseado principalmente nas idéias de Hammer, em seu livro “Reengenharia de processos”, a Gestão por Processos (Business Process Management, ou simplesmente BPM) é seguida por diversas empresas que buscam uma melhora continua de suas atividades, sendo uma idéia aplicável e aplicada em diversas companhias que se destacam no mercado.

Tendo em vista uma maior conhecimento da empresa e os seus processos, aqui entendidos como conjunto de atividades ou ações interdependentes e interrelacionadas que requerem uma entrada e geram algum tipo de resultado e estão voltados para um mesmo objetivo, a Gestão por Processos permite identificar problemas, ineficiências e pontos de estrangulamento em algum tipo de negócio. Isto é possível uma vez que busca-se mapear tudo que é feito dentro da empresa, e a partir da visão sistêmica dela, percebe-se todos os processos falhos e passiveis de melhora. Assim, temos que a Gestão por Processos viabiliza com grande eficácia o alinhamento das rotinas operacionais ao planejamento estratégico, promovendo a redução de custos, de conflitos e até mesmo do tempo necessário para a execução de cada atividade da empresa.

Outra razão para a implementação do BPM acontece pelo atual cenário de maior frequência de entrada e saída de profissionais em um negócio. Funcionando como um facilitador na gestão do conhecimento e na documentação de regras de negócio, a Gestão por Processos na integração e treinamento de novos colaboradores. 

Porém, o principal mérito visto na implantação da visão por processos em uma empresa é a capacidade de através de um uso correto da metodologia, definir indicadores de desempenho para cada processo crítico, seja este devido a sua qualidade ou ao seu impacto. Assim, definir meios de medir, atuar e melhorar as atividades garante maior competitividade e eficiência em um negócio. 

A análise e o gerenciamento dos processos traz resultados expressivos na eliminação ou redução dos custos invisíveis da empresa, aqueles que não são percebidos ou questionados quando feitos, mas que oneram, seja de forma financeira ou temporalmente, o serviço oferecido. A Gestão por Processos não deve ser entendida como uma revisão de processos. A preocupação maior é assegurar melhores resultados e nesse caminho trata-se de uma mudança cultural. É necessária maior percepção das relações entre processos, dos resultados de cada atividade e dos conjuntos de processos, é preciso treinar e integrar as pessoas visando gerar fluxo de atividades mais equilibrado e de controles mais robustos.

A Gestão por Processos representa uma visão bem mais abrangente, onde a busca pela eficiência está vinculada a um novo modelo de gestão. Colocar tal modelo em prática requer uma nova forma de analisar e decidir como será o dia-a-dia da organização de hoje e amanhã.

Uma organização orientada a processos é antes de mais nada uma organização consciente das necessidades de seus clientes e de seus objetivos estratégicos.

Ítalo Costa é estudante de Administração e Consultor da UFMG Consultoria Jr.